Tu viens de créer ton entreprise. Tu t’y consacres peut-être à temps plein, après avoir quitté ton job. Si tu as de la chance, tu perçois des allocations de Pôle Emploi pendant quelques mois. Ou alors tu la joues Side Project, et cumules un poste salarié et ton travail indépendant. Quelle que soit ta situation, tu te dis que ce n’est sûrement pas le moment de sous-traiter ! Pas tant que ton activité ne génère pas un chiffre d’affaires suffisant. Pourtant, tu te rends bien compte que certaines tâches te prennent un temps fou. Ce temps, c’est de la disponibilité en moins pour faire avancer ton projet. Alors, déléguer quand on lance son entreprise : choix risqué ou idée lumineuse ? 👉 À la fin de cet article, tu disposeras de toutes les clés pour te décider.
Article invité rédigé par Anne-Laure.
Identifier les bonnes raisons de déléguer
« Tout ce que nous effectuons, nous l’accomplissons en déléguant. Nous déléguons soit au temps, soit à autrui. Dans le premier cas, nous pensons performance, dans le second, efficacité. »
Stephen R. Covey
Déléguer pour te libérer du temps
Plusieurs motifs peuvent nous conduire à déléguer des tâches. Le premier, c’est de se dégager du temps. C’est la sous-traitance de capacité. Tu sais combien ton temps s’avère précieux, a fortiori si tu mènes ton projet en parallèle de ton emploi ! Alumni du programme Side Project, je parle en connaissance de cause. Dès lors, recourir à des prestataires te permet d’optimiser ta disponibilité. Même si tu te consacres pleinement à ton activité entrepreneuriale, ton temps demeure une ressource immuable. Tes journées, comme les miennes, ne durent que 24 h.
Pour ma part, j’ai choisi de me lancer à mon compte pour améliorer mon équilibre entre ma vie professionnelle et ma vie personnelle. Hors de question de me retrouver à bosser jour et nuit, sous prétexte que mon entreprise doit tourner ! Le deuxième objectif visait à m’épanouir dans mon boulot, pas de passer tout mon temps sur ce qui constitue pour moi des corvées. Sur ce point, la nature des tâches varie en fonction de chacun. L’essentiel est que tu saches quelles actions tu prends du plaisir à accomplir, et quelles autres génèrent plus de frustration que de joie.
⏩ Pour que ta démarche entrepreneuriale porte ses promesses, rappelle-toi ton « pourquoi », le quotidien idéal que tu avais projeté. Et constate : tes journées y ressemblent-elles ? Si tu passes le plus clair de ton temps à des occupations qui ne te conviennent pas, reconsidère ton organisation.
« Ne déléguez jamais une tâche qui peut-être automatisée ou rationalisée. »
Tim Ferriss
Pour Timothy Ferriss, les outils s’avèrent de véritables alliés pour s’acquitter de certaines tâches. Ainsi, pas vraiment férue de comptabilité, et bien que titulaire d’un diplôme en gestion, j’en utilise un pour l’émission de mes devis, la facturation et le suivi de la trésorerie. Il s’occupe même de mes déclarations de chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF et de l’édition de mon livre de recettes ! Du temps libéré pour me consacrer à ce que j’aime.
Déléguer pour bénéficier du savoir-faire d’un expert
Si ce n’est pour te dégager du temps, tu peux choisir de déléguer les tâches que tu ne maîtrises pas. C’est la sous-traitance de spécialité. Tu n’y connais rien en mécanique auto ? Il y a de fortes chances que tu fasses appel à un garagiste pour entretenir ton véhicule. En entrepreneuriat, l’idée reste la même. Tu peux t’appuyer sur des experts et leur confier :
- ce que tu ne sais pas faire,
- ce que tu ne réalises pas assez vite,
- ou ce que tu n’accomplis pas assez bien.
🤯 As-tu déjà tenté de créer ton propre site Internet avec WordPress ? Avec des tutos en ligne, quelques formations gratuites, et beaucoup de patience, c’est tout à fait faisable ! Par contre, tu vas y passer un moment considérable, pour obtenir un résultat finalement assez moyen. La solution ? T’offrir les prestations d’un développeur ou d’un web designer. Non seulement tu disposeras d’un site professionnel, mais, et l’on revient à la ressource temps, pendant que des mains expertes travailleront pour toi, tu pourras te consacrer à tes produits ou services.
Pour ta communication, c’est pareil. Tu peux te lancer à corps perdu sur Instagram ou LinkedIn. Ou, si les réseaux sociaux apparaissent comme une jungle pour toi, un community manager te sera d’une aide précieuse. Tu souhaites acquérir de la visibilité grâce au trafic naturel ? Tu conçois du contenu écrit pour ton blog, ou audio avec un podcast, mais tes statistiques ne décollent pas ? La création de textes optimisés est un métier (c’est le mien 😉). Un rédacteur web SEO produira du contenu régulier et stratégiquement défini pour attirer ton client idéal sur ton site.
Déterminer les tâches à déléguer quand on lance son entreprise
Les tâches urgentes et non importantes
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »
Dwight David Eisenhower
Quand je pense à la délégation, la matrice de gestion des priorités, conçue par Eisenhower, me vient en tête. Tu en as peut-être déjà entendu parler ? La voici :
Le caractère d’urgence s’applique aux tâches qui nécessitent une attention immédiate, comme la gestion des appels, e-mails et messages, les interruptions. Pour Stephen Covey, les actions importantes participent à défendre nos valeurs, à atteindre nos objectifs prioritaires 🎯. D’un point de vue entrepreneurial, ce sont celles qui contribuent à notre stratégie.
Pour prendre conscience du poids de ces tâches dans ton quotidien, pendant une semaine, dispose une feuille et un crayon à côté de ton ordinateur. Tu es interrompu pour gérer un sujet « urgent », autrement dit, qui sollicite ton attention immédiatement et que tu t’empresses de satisfaire (un appel que tu prends, un e-mail que tu ouvres, une notification que tu regardes, etc.) ? Note une croix sur ton papier. Entoure-la seulement si cette action sert tes objectifs. Le vendredi soir, compte le nombre de croix. Quel temps productif aurais-tu gagné si une autre personne avait piloté ces flux entrants pour toi ?
📧 Dans un souci d’efficacité, délègue les tâches urgentes et non importantes. Concrètement, tu peux t’adjoindre les services d’un assistant, éventuellement virtuel, à qui tu confieras par exemple :
- la gestion de tes courriels,
- l’administration de tes commandes,
- les messages de support client,
- ou encore la mise en ligne de tes contenus.
Les tâches non rentables pour toi
« Déléguer intelligemment son travail reste sans doute l’activité la plus rentable qui soit. »
Stephen R. Covey
Certaines tâches vont te demander beaucoup de temps pour les accomplir toi-même, quand d’autres personnes les réaliseront avec une meilleure efficacité. Si ces actions ne concernent pas directement ta stratégie ou le cœur de ton métier, alors tu gagneras à les déléguer rapidement. Tu pourras donc te concentrer sur des travaux à forte valeur ajoutée.
⏱ L’outil Toggl, utilisable en version gratuite, te permet de mesurer le temps que tu passes sur chaque tâche et, ainsi, de déterminer ce qui s’avère rentable pour toi. Bien sûr, lorsque tu lances ton entreprise, certaines activités te prendront sans doute plus de temps que quand tu seras rodé. Mais tu vas rapidement constater que certaines actions, très chronophages, ne te rapportent pas directement d’argent.
Fixe-toi un délai pendant lequel tu enregistres toutes tes périodes de travail avec Toggl, ou un autre logiciel du même genre. À l’issue, analyse les données. Qu’est-ce qui te prend le plus de temps ? Ces tâches sont-elles rentables ? Quelle proportion de ton activité consacres-tu vraiment à tes produits, à tes clients ?
👉 Tu peux par exemple déléguer :
- ta comptabilité globale ;
- l’organisation de ton agenda et la planification des réunions ;
- la veille sur ton secteur ;
- l’entretien de ton fichier de clients ;
- la création de visuels pour tes publications, voire la gestion de tes réseaux sociaux ;
- la rédaction de ta newsletter ;
- etc.
Les tâches qui freinent ton développement
Sans même recourir à des outils de chronométrage, tu t’aperçois sans doute que certaines tâches représentent un goulot d’étranglement. Autrement dit, elles requièrent tellement de temps que tu n’en as plus pour gérer la demande de tes clients ! Même en phase de lancement, cela peut arriver.
🤓 Prenons l’exemple de Marlène, qui vend des voyages surprise. L’activité qui lui rapporte de l’argent, c’est l’organisation des séjours. Avec son compte Instagram, elle trouve de nombreux prospects, totalement fans du concept qu’elle propose. Mais, pour pouvoir répondre à la demande, et augmenter son chiffre d’affaires, elle doit commercialiser plus de week-ends simultanément. Impossible sans déléguer : son emploi du temps affiche complet ! Quelles tâches doit-elle maintenir à son niveau ? Que peut-elle sous-traiter ?
✔ Dans l’immédiat, elle doit garder les opérations qui reposent sur son savoir-faire et sa valeur ajoutée :
- la recherche de bonnes adresses, de prestataires partenaires dans toute la France ;
- l’échange téléphonique avec les clients pour cerner leurs attentes ;
- la préparation du programme personnalisé des séjours ;
- la gestion des aléas majeurs éventuels pendant les voyages.
👉 En revanche, elle peut sous-traiter plusieurs tâches, y compris certaines au cœur du service à ses clients :
- la conception et l’entretien de son site Internet ;
- la création de son contenu web et réseaux sociaux ;
- la réservation des hébergements et activités ;
- le premier niveau de service client pendant les séjours.
La délégation constitue un investissement : pour Marlène, c’est la clé pour pouvoir vendre plus de voyages et augmenter ses résultats. Et toi, quelles tâches t’empêchent aujourd’hui de chercher et satisfaire plus de clients ? De quelle partie de ton business peux-tu t’alléger pour libérer ton agenda ?
Temps, efficacité, performance, sérénité : tu as tout à gagner à sous-traiter. Déléguer quand on lance son entreprise, c’est investir sur son projet entrepreneurial. Reste à choisir de quoi te délester. Tu peux t’appuyer sur plusieurs critères pour statuer, comme ton savoir-faire, ta productivité, ton plaisir et ta rentabilité. Analyse les enjeux et prends la meilleure décision pour toi ET ton entreprise. 👩💻 Tu te sens prêt à déléguer la création de contenu optimisé pour ton site web ou ton blog ? Tu produis un podcast et tu souhaites transformer tes épisodes en articles travaillés pour le référencement naturel ? Retrouve-moi sur LinkedIn pour en parler !
Sources :
La semaine de 4 heures, Timothy Ferriss.
Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent, Stephen R. Covey.
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